Webshop Backoffice

De bestellingen geplaatst in Magento worden automatisch naar Kantoor Manager gestuurd waar ze verder verwerkt worden.

Bij de order kunnen ook de statussen van de order bepaald worden, als een product op voorraad is, nog besteld moet worden, nog betaald moet worden, enz.

Wanneer een product op voorraad is, wordt deze gepland.

Van een dagplanning wordt automatisch een pakbon gemaakt welke online doorgestuurd wordt naar de vervoerder die ze de volgende dag komt ophalen.
Bij het printen van de facturen voor die dag worden ook de verzendstickers geprint voor op de dozen met de bijbehorende barcode.

Tijdens alle veranderingen wordt de klant continue via de e-mail automatisch op de hoogte gehouden.

In dit geval zijn de leveranciers de merken van de producten.

Bij het merk zijn alle producten terug te vinden die van dit merk zijn.

Ook is er een overzicht te vinden van alle producten van dit merk die in bestelling staan bij deze leverancier.

Het hart van het programma bestaat uit de orders, hier is direct een overzicht van alle nog niet verwerkte orders te zien.

Deze worden hier automatisch geplaatst op het moment dat de bestelling op de webshop afgerond is.

In de verschillende kolommen is onder andere te zien of de bestelling opgehaald of verzonden moet worden, of deze al betaald is en wanneer hij eventueel gepland staat.

Om overzichten van order te genereren zijn er verschillende filter mogelijkheden, zoals:

•           In bestelling
•           Op voorraad
•           Niet binnengekomen
•           Niet afgehaald
•           Niet gepland
•           Niet betaald

Ook kan er op meerdere velden gezocht worden naar een order.

In het order scherm zelf is alle informatie van de order terug te vinden, zoals alle gegevens van de klant, alle gegevens van alle producten op de order en alle order data, zoals:

•           Ordernummer
•           Betaalwijze
•           Voorkeursdag
•           Referentie
•           Planning

Hier kunnen ook de statussen bijgehouden worden, na het aanpassen van een status wordt er ook direct een statusmail naar de klant gestuurd met alle benodigde informatie.

De verzekering voor de producten kunnen hier oo afgesloten worden, dit gebeurd via een direct soap koppeling naar de verzekeraar toe waarbij de bedragen direct in beeld komen en de verzekering ook direct wordt afgesloten.

Wanneer de order gepland wordt, wordt naast het versturen van de statusmail, deze ook in de planningsagenda geplaatst.

De facturen worden automatisch vanuit de planning gegenereerd. Uiteraard is het ook altijd mogelijk om handmatig facturen te maken en/of aan te passen.
Voor de rest is de facturatie module gelijk aan de standaard facturatie module in Kantoor Manager.

De overzichten zijn wel op een groot aantal punten uitgebreid.
Deze staan in ieder geval achter een wachtwoord daar er meerdere mensen met het programma kunnen werken.

De financiële overzichten zijn uitgespit om een beter overzicht te krijgen, zo zijn de verzendkosten en rembourskosten eruit gefilterd omdat dit een vertekend beeld geeft in de totalen.

Daarnaast zijn er aparte overzichten voor de verkopen per merk, type en product, zodat deze vergeleken kunnen worden met voorgaande jaren.

Maar ook kunnen grafieken met de verdeling van de verschillende betaalmethodes en verwijzingen naar de webshop gemaakt worden.
Ook kan er per postcode een overzicht van de verkopen getoond worden.