PDA Aftersales en HSC Nederland werken ook met het door ons ontwikkelde reparatie systeem. In dit geval aangepast voor horloge reparaties en banden bestellingen.
Hiermee worden alle binnengekomen reparaties, ook die online zijn aangemeld, verwerkt.
Elke reparatie krijgt tijdens het hele proces bij elke verandering een nieuwe status, die direct wordt doorgegeven aan de eigenaar van het horloge d.m.v. een mail of sms.
De voltooide reparaties worden op een pakbon gezet en kunnen aan de hand daarvan weer gefactureerd worden.
Een reparatie kan direct in het systeem ingevoerd worden of een juwelier kan deze online via de dealer login invoeren met de klant er bij.
Van een reparatie kunnen alle belangrijke gegevens worden ingevoerd, zoals het merk, model, referentie, werkomschrijvingen, beschadigingen, foto’s, enz.
Wanneer het ene prijsopgave betreft, is het mogelijk om de werkzaamheden en te benodigde onderdelen toe te voegen waarna direct de prijs wordt berekent.
Op het moment dat de reparatie wordt opgeslagen en het is ene prijsopgave, wordt er ook direct ene mail of sms naar de winkelier of consument gestuurd met de informatie over de prijsopgave.
Dit geldt voor alle verschillende stadia van een reparatie, ten alle tijden kan de klant op de hoogte worden gehouden via status berichten en dit kan ook altijd weer online worden ingezien in de dealer login.
Wanneer er onderdelen aan een reparatie worden gekoppeld, zullen deze ook direct met de voorraad verrekend worden en mocht dat nodig zijn, ook op een bestellijst gezet bij de leverancier.
Na het voltooien van een reparatie wordt deze afgemeld en afhankelijk of het een garantie reparatie is, wordt er automatisch ene factuur gemaakt voor de juwelier of de leverancier.
Naast reparaties kunnen er ook losse bestellingen geplaatst worden. Deze verkooporders worden direct ingevoerd met de klant aan de lijn of automatisch ingevoerd als deze op de webshop geplaatst zijn. Net als bij de reparaties geldt hier ook dat de onderdelen direct met de voorraad verrekend worden en mocht dat nodig zijn op een bestellijst geplaatst.
Wanneer het onderdeel op voorraad is (gekomen) kan meteen de factuur gemaakt worden en kan deze meegestuurd worden met de onderdelen.
Wanneer het een service levering betreft, wordt de factuur automatisch voor de leverancier gemaakt.
Uiteraard kunnen in het systeem ook alle debiteuren en leveranciers worden beheerd. Bij de debiteuren kan ook de toegang tot de dealer login en de webshop ingesteld worden.
Wanneer een klant korting heeft, is het ook mogelijk dat hier op te geven. In de rest van het programma wordt hier dan rekening mee gehouden.
Omdat er ook buitenlandse klanten zijn, kan bij de debiteur de taal worden ingesteld zodat alle printjes naar de klant in de juiste taal worden gemaakt.
Bij de reparaties en verkooporders kunnen onderdelen geplaatst worden welke hier beheerd worden.
Met 1 druk op de knop wordt hier ook een besteladvies per leverancier gemaakt, dit gebeurd aan de hand van alle reserveringen voor reparaties, verkooporders, maar ook de ingestelde minimum en maximum voorraad bij elk onderdeel. Dit besteladvies kan desgewenst direct omgezet worden naar een inkooporder welke weer gemaild kan worden naar de leverancier.
Een onderdeel kan ook weer gekoppeld worden aan een horloge, hierdoor is het mogelijk om gemakkelijk een onderdeel te vinden wanneer bv de klant een specifiek onderdeel voor een specifiek horloge nodig heeft. Dit kan dan bij het invoeren van een verkooporder gebruikt worden en op de webshop kan op die manier ook het juiste onderdeel gevonden worden.
Bij elk onderdeel is de gehele historie terug te vinden en ook alles wat er nog in bestelling staat en wat er nog gereserveerd is voor verkooporders en reparaties. Er is dan een mogelijkheid om direct naar de reparatie of verkooporder te gaan.
Na het opslaan van een onderdeel, wordt deze direct doorgestuurd naar de webshop zodat deze altijd actueel is. Dit gebeurd ook op elk moment dat de voorraad van het onderdeel veranderd in het programma.
Hier kan het gehele horlogebestand ingevoerd worden. Het betreft hier geen voorraad, maar puur de mogelijkheid om bij elk horloge de juiste onderdelen te koppelen. Daarnaast wordt ook de afbeelding van het horloge hier geplaatst.
Wanneer het horloge opgeslagen wordt, wordt deze direct doorgestuurd naar de webshop zodat deze altijd actueel is.
Van de verkooporders en reparaties die gene service en/of garantie zijn, worden direct de facturen gemaakt. Deze zijn hier weer terug te vinden.
De garantie en service facturen voor de leveranciers worden 1x per week automatisch gemaakt en komen hier dan ook te staan.
Voor de koppeling met het UNIT4 boekhoudprogramma wordt elke nacht een export van de facturen en journaalposten gemaakt zodat alles dagelijks verwerkt kan worden in de boekhouding.
Elk besteladvies wordt omgezet naar een inkooporder welke hier allemaal terug te vinden zijn. Desgewenst kunnen deze inkooporders weer aangepast worden.
Op het moment dat er onderdelen binnenkomen, wordt de inkooporder geopend en de onderdelen geselecteerd die binnengekomen zijn. Wanneer dit bevestigd wordt, worden deze onderdelen direct verwerkt in de voorraad en wordt er een interne mail gestuurd met daarin alle reparties en verkooporders waar deze onderdelen voor gereserveerd waren.
Soms moeten er bepaalde acties op meerdere reparaties tegelijk worden uitgevoperd. In dit scherm kunnen die reparaties gescant worden en kan die actie op alle gescande reparaties in 1x uitgevoerd worden. Denk hier dan aan:
Met alle data in het programma kunnen meerdere rapportages gemaakt worden. Bijvoorbeeld:
