Kantoor Manager - Groothandel

Voor een groothandel in Aziatische producten hebben we een speciale zeer uitgebreide maatwerkoplossing gebouwd aan de hand van het standaard Kantoor Manager programma.

Voor het opnemen van de bestellingen wordt van een VOIP systeem gebruik gemaakt welke moest samenwerken met Kantoor Manager, het is daarom mogelijk om vanuit het programma de telefoons aan te sturen waardoor de bestellingen snel achter elkaar opgenomen kunnen worden met een headset zonder de telefoon zelf te hoeven bedienen.

In het programma zit het hele proces van bestelling opnemen, opdracht maken, pakbonnen genereren, automatische rittenplanning, maken van paklijsten, snijlijsten, inkooplijsten en routeschema’s voor de chauffeurs.

Voor de facturatie is een apart programma ontwikkeld welke de orders van de klanten elke week of maand verzamelt, een factuur genereerd en deze doorstuurt naar Snelstart.

De klanten zijn op een aantal punten uitgebreid ten opzichte van de standaard Kantoor Manager.

In verband met het bellen zijn er extra telefoonnummer toegevoegd per klant en is het mogelijk om vanuit de klant met 1 druk op de knop de klant te bellen.

Om de opdrachten in te plannen, kunnen hier ook de standaard leverdag opgegeven worden en voor het automatisch factureren de frequentie van de facturen en de betaalmethode gekozen worden.

Veel klanten bestellen vaak dezelfde producten, op van te voren bepaalde momenten wordt elke klant gebeld om komt direct de standaard lijst van producten in beeld zodat die snel verwerkt kan worden, de standaard producten kunnen hier bij de klant bepaald worden als ook de eventuele afgesproken aangepaste prijs.

Dit scherm opent altijd met de huidige bellijst voor de dag, bij meerdere bellijsten per dag, kan eventueel een ander gekozen worden.

Door een klant te kiezen uit de lijst, wordt het opdrachtscherm getoond waarop de standaard producten van de klant al zijn gekozen.

Het is dan een kwestie van de juiste aantallen invullen en eventueel extra eenmalige bestellingen toevoegen. De leverdag is automatisch ingesteld adhv de instellingen bij de klant, maar die kan uiteraard ook aangepast worden.
Aan de rechterkant staan alle telefoonnummers, dus kan vanuit het programma direct gebeld worden.

Wanneer het een groothandel klant betreft, kan hier ook aangegeven worden hoeveel statiegeld er meegenomen wordt. Dit wordt ook weer gebruikt voor het maken van de factuur.

Na het voltooien van de opdracht, of wanneer de klant niet beschikbaar is, zijn er de volgende mogelijkheden:

• Opslaan en volgende (ga direct naar de volgende klant)
• Opslaan en sluiten
• Overslaan en terugbellen (klant is niet beschikbaar)
• Overslaan en geen order (terugbellen niet nodig)

Na het opslaan wordt de opdracht automatisch in de juiste routelijst geplaatst, van te voren is al bepaald op welke routelijsten deze klant staan, aan de hand van de leverdag wordt de juiste bepaald. De volgorde is ook al bepaald. Mocht het nodig zijn om deze opdracht in een andere routelijst te plaatsen, dan kan dat hier ook direct gedaan worden.

Na het opslaan wordt de opdracht geprint en wordt ook de pakbon direct gemaakt.

In het opdrachten overzicht is direct te zien welke klanten zijn verwerkt, geen order willen of teruggebeld moeten worden. Buiten de bellijst kunnen er ook altijd eenmalige orders worden toegevoegd, die zijn door kleurcodering ook direct te herkennen.

Aan de rechterkant staat een lijst van producten die besteld zijn, maar niet op voorraad zijn en dus besteld moeten worden, deze worden op een aparte lijst geplaatst en bij de routelijsten geplaatst.

Van te voren worden de standaard routelijsten gemaakt.
Per weekdag kunnen meerdere routelijsten gemaakt worden en per routelijst wordt aangegeven welke klanten erop moeten en in welke volgorde.

Na het maken van de opdrachten, worden ook de routelijsten automatisch gemaakt, elke dag krijgt dus 1 of meer routelijsten, afhankelijk van de bestellingen.

Op de routelijst zijn de klanten van die route te zien in de juiste volgorde, deze volgorde kan eventueel nog aangepast worden.
Ook staat er altijd ene lijst met standaard producten waarvan kan worden aangegeven of er bij die routelijst eventueel extra kan worden meegenomen door de chauffeur voor het geval klanten daar adhoc om vragen.

Bij het printen van de routelijst wordt een voorblad geprint, met daarom de klanten met plaats en daarachter per standaard product de hoeveelheid die al besteld is door de klant. Onderin ook nog de hoeveelheid die extra meegenomen wordt en het totaal.

Bij het printen van de paklijsten worden voor alle klanten op de route de pakbonnen geprint in de juiste volgorde.

Wanneer er op de route bestellingen zijn met producten die op de snijlijst staan, kan die hier ook geprint worden. Op de print staat de klant, het product en de hoeveelheid.
Ditzelfde geldt voor de inkooplijst, daar staat he product, de eenheid en het aantal.